회의록/속기록
속기록은 회의내용을 녹취록과 같이 더함과 뺌없이 모든 내용을 다 기록하는 문서를 말합니다.
그리고 회의록은 속기록을 다듬어서 가독성 좋게 정리하는 문서를 말합니다.
보통 문의하실 때 속기록과 회의록의 구분없이 같은 맥락으로 의뢰를 주십니다.
회의의 전반적인 흐름들과 누가 무슨 말을 했는지가 중요할 경우에는 속기록으로 작성하며,
이후 속기록의 내용들을 간추려서 간단한 보고용 문서로 만들고자 할 때는 회의록으로 작성합니다.
요즘은 속기록 ‘보관의 의무’ 성격을 가진 회의들과 ‘알권리’ 측면에서 속기록을 공개하여야 하는 회의들이 늘어나고 있는 추세입니다.
통상적으로 속기사가 회의현장에 직접 참석합니다. (ex. 이사회, 위원회, 주주총회, 포럼, 좌담회 등)
회의는 보통 발언자 수가 여러 명이기 때문에 녹음기 1개로 회의의 모든 소리를 담을 수 없습니다.
그래서 속기사가 직접 여러 개의 녹음기를 챙겨가서 회의장 곳곳에 녹음기를 설치합니다.
회의 현장에서 실시간으로 초안을 속기하고, 그후에 녹음된 음성파일을 들으며 빠진 단어와 오청이 없는지 꼼꼼하게 확인합니다.
※ 자체 녹음파일을 보내주셔도 속기록 작성이 가능하나, 직접 현장에 없었기에 정확도가 떨어질 수도 있습니다.
저희 문정속기사무소는 회의 녹음파일 의뢰보다 출장비용이 저렴하다는 점을 참고해 주시기 바랍니다.
비대면 회의
ZOOM이나 리모트미팅, 네이버웨일 등으로 진행하는 회의나 웨비나와 같은 온라인 세미나도 직접 현장에 참석하지 않더라도 회의의 모든 내용을 속기록으로 작성해드립니다.
사전에 접속 링크를 보내주시면 회의 시간에 맞춰 사무실 컴퓨터로 접속하여 비대면으로 참여합니다. 회의가 진행되는 동안 녹화도 같이 하여 회의 속기록과 함께 녹화파일도 같이 전달해드립니다.
또한 유튜브로 실시간 중계되는 포럼이나 컨퍼런스도 점점 늘어나는 추세입니다.
간혹 속기사의 실시간 참여가 아닌, 행사가 끝난 후에 문의를 주시는 의뢰인분들도 많습니다.
이때 진행된 행사의 유튜브 링크만 보내주셔도 속기록 작성이 가능합니다.
※ 전체가 아닌 몇 군데의 세션만 속기록 작성이 필요하시다면 사전에 필요구간을 말씀해 주시면 됩니다.
〈 회의 속기록 작성절차 〉
1. 의뢰 및 계약금 결제
전화 또는 방문 의뢰
(회사 납기일에 따라 결제일이 조정되는 경우에는 사전에 말씀해 주시기 바랍니다.)
2. 회의 참석 및 현장초안
회의현장에 속기사 참석하여 실시간 현장초안 한글파일 작성 (녹음기, 키보드 등 장비 지참)
3. 초안 번문 작업
사무실 복귀 후, 녹음해 온 파일다시 들으며 놓친 단어를 채워넣고, 발음 좋지 않으신 분들은 다시 한번 꼼꼼하게 내용 체크
4. 회의 속기록 완성 및 납품
회의 속기록 완성 후 메일 송부
(속기록 한글파일, 음성 제공)
* 제본이 된 책자 형태를 원하실 경우에는 추가금 발생.
행정의 많은 영역에서 시민과 행정이 함께 하는 것을 볼 수 있습니다.
다르게 말하면 정부가 시민에게 정책결정을 위한 정보를 나눈다는 의미이기도 합니다.
「행정기관 소속 위원회의 설치 운영에 관한 법률」에 따르면 “위원회, 심의회, 협의회 등 명칭을 불문하고 행정기관의 소관 사무에 관하여 자문에 응하거나 조정, 협의, 심의 또는 의결을 하기 위한 복수의 구성원으로 이루어진 합의제 기관”으로 위원회를 정의합니다.
또한 통상적으로 위원회는 의결권한 여부나 대외적 의사표시권 유무에 따라 행정위원회, 자문위원회, 의결위원회 등으로 구분하며,
당연직인 주무기관의 담당 공무원 외에 해당분야의 민간전문가(관련 연구자, 법률가, 시민사회단체 종사자)를 위촉해 민관을 아울러 위원회를 구성합니다.
법에 따라 구성된 위원회는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 회의록을 작성 및 관리하도록 하고 있습니다.
회의록 작성을 의무화 한 회의에 대해서는 ‘회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 상정 안건, 발언 내용, 결정사항 및 표결에 관한 사항’을 반드시 기록하도록 하고 있으며, 어떤 회의의 경우에는 회의록뿐만 아니라 속기록을 포함한 녹음기록 또한 함께 보관해야 합니다.
이렇게 기록된 회의록은 정보공개청구 혹은 사전정보공표를 통해 시민들에게 공개됩니다.
현재 대부분의 회의록은 각 기관에서 주요기록으로 관리 되고 있지만 그 내용은 요지 작성에 그치는 경우가 대부분입니다. 요지 작성만으로는 회의내용을 파악하기가 어렵기 때문에 회의록에 내용이 충실히 담길 수 있도록 해야 합니다. 또한 회의록 작성 및 관리 의무대상을 확대해 반드시 상세한 기록화가 필요한 회의가 누락되지 않도록 해야 할 것입니다.
기업이나 단체에서도, 경영의 투명성 제고를 위해 속기록 작성이나 내용에 대한 녹취가 의무화되고 있는 추세입니다.
회의의 모든 내용을 속기록으로 작성하여 보관하게 되면 정책결정의 책임소재가 명확하고, 시행착오를 줄여 사업목적을 원활하게 수행할 수 있게 됩니다.
녹취록과 마찬가지로 자격증을 소지하고 있는 국가공인속기사를 통하여 속기록을 작성하여야 향후 법적인 분쟁이 생길 시 증거로 채택될 수 있습니다.
* 회의 출장속기 문의 시 장소, 시간, 회의 성격을 구체적으로 말씀해 주세요.
여기에서 ‘회의 성격’이라 함은 이사회, 위원회, 주주총회, 포럼 등 구체적인 회의의 명칭을 말합니다.
* 회의 안건지와 참석자 명단 등 회의자료가 있으시면 회의 시작 전 속기사에게 주시기 바랍니다.
회의자료를 사전에 공유해 주시면 초안의 정확도가 높아지게 되고, 그렇게 된다면 완성본을 받아보시기까지의 기한이 줄어들게 됩니다.
* 출장 문의는, 사무소 여건을 고려하여 최소 1주일 전 연락주시기를 부탁드립니다.